كيفية القيام بجرد المخزون بشكل فعال
فيما يلي عرض للطرق المختلفة لإجراء عمليات الجرد المادي في المستودع، إلى جانب أفضل التدابير لتعزيز هذه العملية.
تعريف المخزون المادي
يشير المخزون المادي إلى التعداد المنهجي والمفصل والقيِّم للبضائع التي تحتفظ بها الشركة. تتضمن عملية إجراء فحص المخزون المادي تسوية المخزون الفعلي الموجود في المستودع مع السجلات المحفوظة في قاعدة بيانات الشركة أو نظام تكنولوجيا المعلومات في وقت محدد.
تشمل الأهداف الأساسية لجرد المخزون تحديد:
- المنتجات التالفة أو منتهية الصلاحية.
- المخزون المتقادم الناتج عن استبدال المنتج أو التعديلات.
- التناقضات الناشئة عن الخطأ البشري أو عدم دقة النظام.
- البضائع المفقودة، التي يشار إليها عادة باسم الانكماش، والتي قد تحدث بسبب السرقة أو الحوادث الأخرى.
أنواع تصنيف المخزون
يمكن تصنيف عمليات الجرد إلى الأنواع التالية:
- الجرد السنوي: يعد جرد المخزون السنوي ضروريًا لإعداد البيانات المالية السنوية للشركة. يتم استخدام هذه الطريقة في الغالب من قبل المنظمات التي لديها عدد محدود من وحدات حفظ المخزون (SKUs). ومع ذلك، فإن طبيعتها النادرة تشكل تحديات في تحليل التناقضات وتنفيذ التدابير التصحيحية في الوقت المناسب.
- الجرد الدوري: يتم إجراء عمليات جرد المخزون على فترات زمنية محددة، مثل الشهرية أو الفصلية. عادةً ما تتم جدولة هذه الأعداد خلال فترات انخفاض حركة البضائع لتقليل تعطيل عمليات المستودعات العادية.
- الجرد في الوقت الفعلي: يتطلب هذا النهج نظامًا آليًا يتيح تحديثات بيانات المخزون في الوقت الفعلي. يتتبع هذا النظام جميع حركات البضائع دون إيقاف العمليات، مما يسهل الإدارة الفعالة للمشتريات وتجديد وحدات SKU.
- إنشاء المنهجية: سيتأثر ذلك بطبيعة البضائع المخزنة. من الضروري تحديد العناصر التي سيتم تضمينها في المخزون وطريقة القياس الكمي (حسب الوحدة والحجم والوزن والقيمة وما إلى ذلك). قد يتم تحديد أولويات اختيار وحدات SKU للعد بناءً على قيمة دوران المخزون أو الموقع أو فئة المنتج.
- قم بتدريب فريق المشغلين الخاص بك: يجب أن يكون الفريق على دراية جيدة بالإجراءات المحددة التي يجب اتباعها لكل منطقة من المستودعات المخصصة للمخزون. كما ينبغي تدريبهم على استخدام أي أدوات ضرورية وتزويدهم بالتعليمات ذات الصلة (مثل إزالة المخزون المتقادم).
- الاستفادة من فترات خارج ذروة التشغيل: من الضروري مراعاة التقلبات الموسمية وجدولة عمليات جرد المخزون خلال أوقات انخفاض النشاط لتقليل تعطيل عمليات المستودعات.
- إبلاغ الموردين: قم بإخطار الموردين والعملاء قبل جرد المخزون لتقليل احتمالية حدوث أي انقطاع.
- تحقق من أدواتك ووثائقك: التأكد من أن جميع الأدوات والوثائق سليمة سيسهل الأداء السلس لتدقيق المخزون ويساعد على تجنب التعقيدات الأخيرة.